Zo richt je een vergaderzaal in
“Soms volstaat een vaste vergadertafel, maar veel mensen willen hun meubilair kunnen aanpassen om zowel in grote als kleine groepen te kunnen vergaderen. In dat geval wordt gekozen voor een flexibele oplossing met kleine tafels die aan elkaar kunnen worden gekoppeld tot een grote tafel”, zegt Camilla Hassbjer, interieuradviseur en projectmanager gespecialiseerd in bedrijven en openbare omgevingen.
Textiel zorgt voor een betere akoestiek
Het is ook belangrijk om te kijken naar de omstandigheden in de ruimte, vooral het licht en het geluid. ''Het is heel belangrijk om naar de akoestiek te luisteren en textiel te gebruiken, bijvoorbeeld in de vorm van tapijten en gordijnen, om de ruimte zachter te maken. Denk hier ook aan bij het kiezen van meubels en kies stoelen met stoffen bekleding,” adviseert Camilla. Wat licht betreft, moet er natuurlijk goede en functionele verlichting zijn in een vergaderruimte.''Ik werk graag met indirect licht, dat doet veel voor het gevoel in een ruimte. Het voegt warmte toe en zorgt ervoor dat de ruimte het niet zo koud en hard aanvoelt. Het is ook goed om het licht te kunnen dimmen en variëren op basis van activiteit.''
Denk aan technologie vanaf het begin
Technologie heeft een natuurlijke plaats in een vergaderruimte en moet vanaf het begin in de planning worden opgenomen. Zo voorkom je dat kabels over de vloer lopen met het risico dat je struikelt. Gebruik kabelgoten en tafelcontactdozen om alles netjes te houden.
''Als interieurontwerper wil ik de zichtbaarheid van kabels minimaliseren. Daarom vind ik dat er een kabeldoos moet worden ingebouwd in de tafel of onder het tafelblad,” zegt Camilla. Een projector met bijbehorend scherm vind je in de meeste vergaderruimtes, maar je hebt ook iets nodig om op te schrijven of aantekeningen op te maken, zoals een flip-over of whiteboard.
Hoe kies je de juiste kleur?
''Ga uit van het karakter van de ruimte. Als er al een vloer ligt, welke kleur moeten de muren dan krijgen? Het gaat hierbij erom dat materialen en kleuren in balans zijn. Ik denk dat het belangrijk is om het bij rustige kleuren te gebruiken. Je moet niet vergeten dat wij mensen ook allemaal kleur toevoegen.
Lees meer over inrichten met kleur
Tips voor een succesvolle vergadering
- Plan de vergadering ruim van tevoren.
- Controleer of de technologie werkt.
- Zorg voor een duidelijke agenda zodat deelnemers zich kunnen voorbereiden.
- Neem meerdere korte pauzes op in de agenda.
- Houd de tijden in het schema aan om onnodige irritatie te voorkomen.
- Maak minstens één agendapunt interactief. Dit verhoogt de focus van de deelnemers.
- Comfortabele vergaderstoelen zijn vooral belangrijk tijdens lange sessies.
