Vergadertafel met zes grijze stoelen en een beeldscherm

Zo richt je een vergaderzaal in

Een goede vergaderruimte is creatief en functioneel, maar tegelijkertijd een ruimte waar veel verschillende persoonlijkheden kunnen samenwerken en zich vermaken. Er moeten zowel presentaties en lezingen als discussies, vergaderingen en workshops georganiseerd kunnen worden. Ben je van plan een vergaderruimte of grote vergaderzaal in te richten, maar weet je niet hoe? Interieuradviseur Camilla Hassbjer deelt haar beste tips - van muurkleuren tot het kiezen van vergadermeubilair.

Het is belangrijk om een rustige, harmonieuze basis te hebben. De mensen in de vergaderruimte voegen zelf veel kleur toe.

Camilla Hassbjer

De eerste stap bij het ontwerpen van een vergaderruimte is het analyseren van je behoeften. Waar wordt de ruimte voor gebruikt, hoeveel zitplaatsen zijn er nodig, welke technologie moet er beschikbaar zijn en welk type meubilair is het beste? Heb je gestoffeerde vergaderstoelen nodig met de nadruk op comfort, of volstaan eenvoudige, stapelbare vergaderstoelen? Of misschien een combinatie?

“Soms volstaat een vaste vergadertafel, maar veel mensen willen hun meubilair kunnen aanpassen om zowel in grote als kleine groepen te kunnen vergaderen. In dat geval wordt gekozen voor een flexibele oplossing met kleine tafels die aan elkaar kunnen worden gekoppeld tot een grote tafel”, zegt Camilla Hassbjer, interieuradviseur en projectmanager gespecialiseerd in bedrijven en openbare omgevingen.

Witte vergadertafel met zes vergaderstoelen

Vergader combideals

Zit-sta vergadertafel met zes krukken en een beeldscherm

Vergadertafel AUDREY

Textiel zorgt voor een betere akoestiek

Het is ook belangrijk om te kijken naar de omstandigheden in de ruimte, vooral het licht en het geluid. ''Het is heel belangrijk om naar de akoestiek te luisteren en textiel te gebruiken, bijvoorbeeld in de vorm van tapijten en gordijnen, om de ruimte zachter te maken. Denk hier ook aan bij het kiezen van meubels en kies stoelen met stoffen bekleding,” adviseert Camilla. Wat licht betreft, moet er natuurlijk goede en functionele verlichting zijn in een vergaderruimte.

''Ik werk graag met indirect licht, dat doet veel voor het gevoel in een ruimte. Het voegt warmte toe en zorgt ervoor dat de ruimte het niet zo koud en hard aanvoelt. Het is ook goed om het licht te kunnen dimmen en variëren op basis van activiteit.''

Vergadertafel met zes blauwe vergaderstoelen en een beeldscherm aan de muur

Denk aan technologie vanaf het begin

Technologie heeft een natuurlijke plaats in een vergaderruimte en moet vanaf het begin in de planning worden opgenomen. Zo voorkom je dat kabels over de vloer lopen met het risico dat je struikelt. Gebruik kabelgoten en tafelcontactdozen om alles netjes te houden.

''Als interieurontwerper wil ik de zichtbaarheid van kabels minimaliseren. Daarom vind ik dat er een kabeldoos moet worden ingebouwd in de tafel of onder het tafelblad,” zegt Camilla. Een projector met bijbehorend scherm vind je in de meeste vergaderruimtes, maar je hebt ook iets nodig om op te schrijven of aantekeningen op te maken, zoals een flip-over of whiteboard.

Vergaderzaal in lesopstelling met witte tafels en zwarte stoelen

Hoe kies je de juiste kleur?

''Ga uit van het karakter van de ruimte. Als er al een vloer ligt, welke kleur moeten de muren dan krijgen? Het gaat hierbij erom dat materialen en kleuren in balans zijn. Ik denk dat het belangrijk is om het bij rustige kleuren te gebruiken. Je moet niet vergeten dat wij mensen ook allemaal kleur toevoegen.

Lees meer over inrichten met kleur

Drie personen in een vergaderzaal met koffie

Tips voor een succesvolle vergadering

Plan de vergadering ruim van tevoren.
Controleer of de technologie werkt.
Zorg voor een duidelijke agenda zodat deelnemers zich kunnen voorbereiden.
Neem meerdere korte pauzes op in de agenda.
Houd de tijden in het schema aan om onnodige irritatie te voorkomen.
Maak minstens één agendapunt interactief. Dit verhoogt de focus van de deelnemers.
Comfortabele vergaderstoelen zijn vooral belangrijk tijdens lange sessies.

Als je hulp nodig hebt bij het inrichten van je vergaderruimte, kun je altijd contact met ons opnemen. We helpen je graag!

Naast vergadertafels en -stoelen zijn er meestal een soort monitor en speakers. Adapters voor de technische apparatuur, internettoegang en gemakkelijk toegankelijke stopcontacten moeten beschikbaar zijn in de vergaderruimte.

Met een in hoogte verstelbare vergadertafel kun je gemakkelijk wisselen tussen zittende en staande vergaderingen. Afwisselen tussen zitten en staan tijdens de werkdag is goed voor je gezondheid.

Een conferentie is een grote bijeenkomst waar deelnemers een bepaald onderwerp uitdiepen. Het omvat meestal zowel presentaties als discussies.

Tijdens een hybride vergadering is een deel van de deelnemers aanwezig in de vergaderruimte en neemt één of meer deelnemers digitaal deel, meestal via videobellen.

Decoreer met tapijten, dikke gordijnen en met stof beklede stoelen. Als je nog steeds last hebt van galm in de kamer, zijn akoestische panelen voor het plafond en de muren een oplossing.

Een goede manier om de vergadering af te sluiten is om een moment te nemen om na te gaan of de doelen en doelstellingen zijn bereikt. Dit biedt deelnemers de gelegenheid om na te denken over de behandelde onderwerpen.